3月は送別のシーズン。

毎年、何かしらの送別企画に関わります。

・記念品の手配

・送別メッセージムービー制作

などが多いのですが、今年は目下、記念品の準備中。

退職される方の最終出社日に向けて、ラストスパートです。

この手の送別企画準備はやることが色々。

たとえば、記念品の選定やカスタマイズ、ムービーのアイディア出しなんかは、数人でおこないます。

一方で、大人数が関わるものとしては、ムービーで使うショート動画や写真類、そしてお金。

最終的に 50～100名くらいの人たちに協力してもらって、こういったものを集めます。

この大人数へ協力をお願いする際、たいていメールで呼びかけることになるのですが、ちょっとしたコツがあるような気がしています。

それは、

・メールを受け取って、すぐその場で実行してもらえるような内容なら、一斉メールでお願いしてOK

・メールを受け取って、すぐには実行できない、ひと手間かかる内容の場合は、個別に依頼した方がよい

です。

前者の例でいうと、
"集金するのでアマゾンギフト券を送ってください"
とか
"手持ちの写真の中から主役が写っているものを送ってください"
みたいなもの。

後者は 
"主役に向けたメッセージ動画を撮影して送ってください"
"飲み会に参加しませんか" 
などですね。

動画を撮るとか、飲み会に出かけるとなった途端に、グッとハードルが上がります。

一斉メールでお願いしても、なかなか反応が返ってきません。

ところが実は、ひと手間かかる系のお願いも、個別にコンタクトをすると、快く対応してもらえることがほとんどだったりします。

メッセージ動画など、個別にお願いしたら、わざわざステキな背景のところまで出かけてくださったり、知り合い同士で声を掛け合って撮影してくださったり。

「え！ここまでやってくださったんですか！」

なんてことも。

とりまとめ役は、とにかく協力者のみなさんに丁寧にコンタクト & コミュニケーションする。

これが心のこもった送別企画を実現するコツじゃないかな。

そんなことを思いながら、アマゾンギフト券を送ってくれた人たち一人一人に、お礼のメールを書いています。